Khóa luận Công tác quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân phường Nam Bình – Thành phố Ninh Bình hiện nay

iúp đỡ tận tình cho em trong quá trình thực tập tại Ủy ban nhân dân phường cũng như chuẩn bị tài liệu để viết Khóa luận.
Do năng lực cũng như kinh nghiệm bản thân còn hạn chế nên chắc chắn Khóa luận còn thiếu sót, kính mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của quý các thầy cô, các nhà khoa học và bạn bè đồng nghiệp.
Xin trân trọng cảm ơn!
Hà Nội, ngày 24 tháng 05 năm 2017
 Sinh viên
 Vũ Thị Thuận
MỤC LỤC
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng số 2.1 : Bảng số liệu thống kê văn bản đến của Ủy ban nhân dân phường Nam Bình	26
Bảng số 2.2 : Quy trình tổ chức văn bản đến	27
Bảng số 2.3 : Bảng thống kê số lượng văn bản được ban hành tại Ủy ban nhân dân phường Nam bình theo từng loại	32
Bảng số 2.4 : Quy trình tổ chức văn bản đi	33
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định thi hành đều gắn liền với văn bản bởi vì văn bản là phương tiện liên lạc chính giúp cho việc truyền tải thông tin một cách đầy đủ và chính xác nhất, phục vụ đắc lực và có hiệu quả cho hoạt động quản lý. Mặt khác không ít các văn bản có nội dung chứa đựng các thông tin thuộc bí mật nhà nước hoặc bí mật của cơ quan do đó các văn bản đi, đến cần được quản lý một cách chặt chẽ. Và nhất là trong tình hình hiện nay khi nhà nước ta tiến hành cải cách nền hành chính thì vai trò của công tác quản lý văn bản đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng. 
Có thể nói công tác quản lý văn bản được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan; là một mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành. Chính vì vậy hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một phần của công tác này có được làm tốt hay không. Vì đây là một công tác vừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật... đời sống kinh tế - xã hội. Tuy nhiên hiện nay công tác quản lý văn bản tại các Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn vẫn còn bộc lộ một số bất cập, hạn chế như: việc thực hiện các nội dung liên quan đến công tác quản lý văn bản còn gặp nhiều khó khăn trong khi triển khai; chưa thực hiện theo đúng các quy định của Chính phủ, tỉnh, thành phố về các hướng dẫn cụ thể chi tiết về nghiệp vụ quản lý văn bản; việc thu thập, sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ không được đảm bảo, có nhiều văn bản, tài liệu, hồ sơ bị mất, hỏng, thất lạc,; việc theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản chưa đạt được hiệu quả; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản vẫn chưa được thực hiện đồng bộ và nhất là việc cán bộ, công chức làm công tác quản lý văn bản tại cơ sở vừa thiếu lại vừa yếu về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ .
Chính từ những nhận thức về ý nghĩa tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia cũng như việc tìm hiểu thực tiễn nên tôi đã quyết định chọn đề tài : “ Công tác quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân phường Nam Bình – Thành phố Ninh Bình hiện nay ” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp.
2. Tình hình nghiên cứu
 Công tác quản lý văn bản là tiền đề để đảm bảo cho hoạt động quản lý diễn ra thông suốt; đảm bảo hiệu quả, hiệu lực quản lý hành chính nhà nước. Chính vì vậy đến nay đã có một số công trình nghiên cứu, một số cuốn sách, bài viết đề cập đến một số khía cạnh, góc độ khác nhau về công tác quản lý văn bản như :
- Các sách giáo trình, sách chuyên khảo:
 TS. Nguyễn Thị Thu Hà ( 2015), Kỹ thuật soạn thảo văn bản, Nxb Đại học quốc gia thành phố Hồ Chí Minh
PGS.Vương Đình Quyển ( 2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học quốc gia Hà Nội
Các công trình nghiên cứu trên đều có chung quan điểm là công tác quản lý văn bản có vị trí, vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Đồng thời các công trình nghiên cứu trên cũng đã đề cập đến một số nội dung về công tác quản lý văn ...giả của các công trình nghiên cứu trên đã đề cập đến nhiều vấn đề về quản lý văn bản và các công trình này cũng đã cung cấp những cơ sở ban đầu cho việc nghiên cứu công tác quản lý văn bản về cả lý luận và thực tiễn. Tuy nhiên chưa có tác giả nào đi sâu vào nghiên cứu công tác quản lý văn bản của Ủy ban nhân dân trong giai đoạn hiện nay. Vì vậy việc nghiên cứu đề tài này sẽ góp phần tích cực vào việc nâng cao chất lượng hiệu quả của công tác quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân phường Nam Bình nói riêng và các Ủy ban nhân dân xã, phường thị trấn nói chung, đồng thời góp phần đổi mới hoàn thiện thể chế hành chính nhà nước, từng bước khắc phục những hạn chế, yếu kém trong công tác quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân phường Nam Bình.
3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 
3.1 Mục đích nghiên cứu
Khóa luận nghiên cứu làm rõ thêm cơ sở lý luận và thực tiễn hoạt động của công tác quản lý văn bản. Trên cơ sở thực tiễn áp dụng, chỉ ra những điểm bất cập, hạn chế còn tồn tại của công tác quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân Phường Nam Bình – Thành phố Ninh Bình. Từ đó đề xuất những yêu cầu, giải pháp cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân Phường Nam Bình – Thành phố Ninh Bình trong giai đoạn hiện nay.
3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu
Khái quát chung về công tác quản lý văn bản : Khái niệm, chức năng của văn bản quản lý nhà nước; những yêu cầu chung trong công tác quản lý văn bản, những quy định của nhà nước về công tác quản lý văn bản.
 Đánh giá thực trạng hoạt động quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân Phường Nam Bình –Thành phố Ninh Bình. Trên cơ sở đó rút ra những mặt tích cực cũng như những mặt hạn chế, tồn tại trong hoạt động quản lý văn bản.
Đưa ra các kiến nghị, biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác quản lý văn bản nhằm góp phần nâng cao hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân phường Nam Bình.
4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý văn bản tại Ủy